e-Arşiv Nedir? Kimler Mükelleftir?

e-Arşiv nedir?

e-Arşiv; Gelir İdaresi Başkanlığı tarafından belirlenen standartlara uygun olarak faturanın elektronik ortamda oluşturulması, elektronik ortamda muhafazası, ibrazı ve raporlamasını kapsayan bir uygulamadır. e-Arşiv, bir elektronik fatura türüdür. Bu faturayı e-arşiv uygulaması aracılığı ile oluşturup müşterinize iletebilirsiniz.

e-Arşiv sistemine geçiş zorunluluğum var mı?

e-Arşiv zorunluluğu Gelir İdaresi Başkanlığı tarafından belirlenen kurallara ve bulunduğunuz sektöre göre değişiklik gösterir. GİB'in yayınladığı tebliğe göre;

• 2020 ve 2021 yılında cirosu 4 milyon TL ve üzeri olan firmaların 1 Temmuz 2022'e kadar e-fatura ve e-arşive geçmeleri zorunludur.
• 2020 ve 2021 yılı cirosu 4 milyon TL ve üzeri olan ve 1 Temmuz 2022'de e-fatura ve e-arşive geçen firmalar için ise 1 Ocak 2023 tarihine kadar e-defter uygulamasına geçmek zorunludur.
• e-Fatura ve e-arşiv sistemine gönüllü olarak geçen firmaların belirtilen limitleri aşmadan e-defter uygulamasına geçmesine gerek yoktur.
• Aynı gün içinde vergi mükellefi olmayana düzenlenen faturaların toplam tutarı 5 bin TL’yi geçiyorsa, bu faturaların e-arşiv olarak düzenlenmesi gerekir.

• Aynı gün içinde vergi mükellefi olana düzenlenen faturaların toplam tutarı vergi dahil 2000 TL’yi geçiyorsa, bu faturaların e-arşiv olarak düzenlenmesi gerekir.

• GİB Portal üzerinden e-arşiv fatura kesecek iseniz, şuna da dikkat etmenizde fayda var: Gün içerisinde birçok kez aynı firmaya fatura kesiliyorsa bile, GİB Portal toplam fatura tutarını esas almaktadır.

Örneğin, birini 1.000 TL değerinde, diğerini ise 1.500 TL değerinde keseceğiniz faturalarınız için, ilk faturanızı iptal edip sonra toplam 2.500 TL değerinde bir e-arşiv fatura kesmeniz gerekir. Tahmin edersiniz ki bu durum, aynı müşteriye rutin bir şekilde fatura kesen firmalar için takibi zor bir süreç yaratır. Bu noktada en doğru adım, firmanın e-faturaya geçmesidir.

Yukarıdaki maddeler doğrultusunda zorunluluğunuz olmasa da e-arşiv kullanarak fatura kesim masraflarınızı %80'e kadar azaltabilirsiniz.

e-Arşiv'in e-faturadan farkı nedir?

Bu iki elektronik fatura türü sıklıkla karıştırılmaktadır. İkisi görsel olarak birbirine çok benzese de temelde bu iki fatura şu şekilde ayrılabilir:

• e-Faturayı, e-fatura kullanıcısı olan müşterinize,

• e-Arşiv faturasını, e-fatura kullanıcısı olmayan müşterinize gönderebilirsiniz. Örneğin; e-faturaya geçmemiş bir tüzel kişiye ya da son kullanıcınıza e-arşiv faturası gönderirsiniz.

Küçük ve orta ölçekli firmalar, e-fatura ve e-arşiv faturayı bir arada kullanarak son kullanıcılar da dahil herkese elektronik ortamda fatura gönderebilir.

e-Arşiv faturasını kimlere gönderebilirim?

e-Fatura ve e-arşiv entegrasyonunuzu tamamladıktan sonra e-fatura kullanıcısı olmayan tüm müşterilerinize e-arşiv faturası gönderebilirsiniz.

e-Arşiv kullanmak için e-fatura kullanıcısı olmalı mıyım?

Yukarıda da belirttiğimiz üzere, önceki yıllarda e-arşiv kullanmak için e-fatura kullanıcısı olma şartı aranıyordu. Fakat Gelir İdaresi Başkanlığı tarafından belirlenen yeni kurallara göre e-arşiv göndermek için konulan e-fatura kullanıcısı olma şartı kalktı. Artık, e-fatura kullanıcısı olmadan da özel entegratörler aracılığıyla e-arşiv fatura kesebilirsiniz.

Müşterim e-fatura kullanıcısı değil ve matbu e-arşiv istiyor. Ne yapmalıyım?

e-Arşiv faturasını matbu iletme zorunluluğunuz bulunmamakta. Fakat müşteriniz matbu fatura konusunda ısrarcı olursa herhangi bir yazıcıdan aldığınız çıktıyı müşterinizle paylaşabilirsiniz. Herhangi bir kaşeye ya da ıslak imzaya gerek yoktur. Benzer şekilde, müşteriniz de kendisiyle elektronik ortamda paylaştığınız e-arşiv faturanın çıktısını alabilir. Yani sizin çıktı alıp kendisine göndermenize aslında gerek bile yoktur.

• Gelir İdaresi Başkanlığı'nın web sitesinden ücretsiz olarak e-Fatura Görüntüleyici programını indirin.
• İndirdiğiniz "EFaturaGoruntuleyici.jnlp" dosyasına tıklayın ve e-fatura görüntüleyiciyi açın.
• "Aç" komutuna tıkladığınızda bilgisayardınızda e-Fatura XML açılır. Buradaki esas nokta, dosya uzantısının ".zip" değil, ".xml" formatında olmasıdır. Yani, dosya uzantısını ".xml" olarak seçmelisiniz.
• Artık e-fatura sorgulama işlemine hazırsınız. :)

e-Arşiv, resmileştirildikten sonra 7 gün içinde iptal edilebilir. Ancak resmileştirilme tarihinin üzerinden 7 gün geçtiyse e-arşiv faturayı iptal etmemeniz önerilir. Bu gibi bir durumda müşterinizin tarafınıza iade faturası kesmesi gerekir.

Müşteriniz bir firma değilse iade faturası kesemeyececeği için Gider Pusulası oluşturmanız gerekmektedir.

e-Arşiv fatura sorgulama işlemi nasıl yapılır?

e-Arşiv faturalarınızın sorgulama işlemini GİB'in e-Fatura sitesinden yapabilirsiniz. Bunun için sorgulayacağınız faturanın e-arşiv kapsamında düzenlenip düzenlenmediğinden emin olmanız gerekir.