ERP Nedir? Ne İşe Yarar?
ERP sistemleri, çok sayıda iş sürecini bir araya getirir ve bu iş süreçleri arasında veri akışı sağlar. ERP sistemleri, birden fazla kaynaktan organizasyonun ortak işlemsel verilerini toplayarak veri yinelemesini ortadan kaldırır ve "gerçeğin tek versiyonu" ile veri bütünlüğü sağlar.
ERP sistemleri günümüzde, her sektörden tüm büyüklüklerdeki binlerce işletmenin yönetiminde kritik önem taşımaktadır. Bu şirketler için ERP, tıpkı elektrik enerjisi gibi vazgeçilmezdir.
ERP sistemi nedir?
Bu çözümler kuruluşların muhasebe, finans, satın alma, proje yönetimi, tedarik zinciri ve üretim gibi günlük iş faaliyetlerini nasıl yönetebilir?
Kurumsal kaynak planlama sistemleri, üretim tabanlı ya da dağıtım işlerinin tüm yönlerini yöneten, şirket içinde veya bulutta çalışan, eksiksiz ve entegre platformlardır. Dahası, ERP sistemleri finansal yönetimin, insan kaynaklarının, tedarik zinciri yönetiminin ve üretimin tüm yönlerini temel muhasebe işlevinizle destekler.
ERP sistemleri üretim, lojistik ve finansal yönetimin tüm yönlerini izleyerek iş sürecinizin tamamına yönelik şeffaflık da sağlar. Bu entegre sistemler uçtan uca iş akışı ve veri için bir işletmede merkez görevi görür ve çeşitli departmanlara erişim sağlar.
ERP Sistemleri ve yazılımı, kurumsal, orta ölçekli veya küçük işletmeler genelinde birden fazla işlevi işletmeniz için özelleştirmeler dahil olmak üzere destekler.
ERP ve finans arasındaki fark nedir?
ERP yazılımını tanımlarken “finansal” terimi sıklıkla kullanılsa da, finans ve ERP aynı şey değildir. Finans, ERP içindeki modüllerin bir alt kümesini belirtir.
Finansman, bir organizasyonun finans departmanıyla ilgili iş fonksiyonlarıdır. Bu fonksiyonlar finansal muhasebe, yardımcı defter muhasebesi, muhasebe merkezi, borçlar ve alacaklar, gelir yönetimi, faturalandırma, hibeler, gider yönetimi, proje yönetimi, varlık yönetimi, ortak girişim muhasebesi ve tahsilatlar için modüller içerir.
Finansman yazılımı, yönetim organlarının raporlama gerekliliklerine uygunluk için raporlama ve analitik yetenekleri kullanır. Bu gereklilikler arasında Uluslararası Finansal Raporlama Standartları Vakfı, Amerika Birleşik Devletleri Genel Kabul Görmüş Muhasebe İlkeleri (GAAP) Finansal Muhasebe Standartları Komisyonu (FASB) ve diğer ülkelerin gereklilikleri bulunur (Örneğin Almanya'da HGB ve Fransa'da PCG).
Kamu kuruluşları için, finansal yazılımlar, ABD Menkul Kıymetler ve Borsa Komisyonu (üç aylık 10-Q ve yıllık 10-K gibi raporlarla birlikte), Avrupa Menkul Kıymetler ve Piyasalar Kurumu gibi düzenleyici düzenleyiciler için periyodik mali tablolar üretebilmelidir. Bu tür finansal raporlar için bir anlatıma dayalı raporlama aracı kullanılır. Finansal işlerden nihai olarak sorumlu olan kişi CFO'dur.
Finans, işin bir alanını ele alırken, ERP, finans dahil olmak üzere çok çeşitli iş süreçlerini kapsar. ERP yazılımı, şu olanakları içerebilir: tedarik, tedarik zinciri yönetimi, envanter, üretim, bakım, sipariş yönetimi, proje yönetimi, lojistik, ürün yaşam döngüsü yönetimi, risk yönetimi, kurumsal performans yönetimi (EPM), insan kaynakları/insan sermayesi yönetimi.
ERP, müşteri ilişkileri yönetimi çözümleri dahil olmak üzere, müşterilerin bütüncül görünümlerini oluşturmak için ön ofis uygulamalarıyla da entegre olur. Bunun yanında, bulut tabanlı ERP uygulamaları Internet of Things (IoT), blokzinciri, yapay zeka, makine öğrenimi ve dijital asistanlar gibi yeni nesil teknolojilerde genellikle yerleşiktir. Bu gelişmiş teknolojiler, birçok geleneksel ERP işlevini geliştirmenin yanı sıra kuruluş genelinde verimlilik artışı, yeni hizmetlerin sunulması ve daha derin bilgi edinme fırsatları sağlarlar. ERP sistemleri kuruluş geneline yayılmış olduğundan, bunların yönetimi genellikle CFO, CIO ve COO gibi kilit yöneticilerle iş birliğini gerektirir.
Bulut tabanlı ERP uygulamaları genellikle eşyaların interneti ,blokzinciri, yapay zeka, makine öğrenimi ve dijital asistanlar gibi yeni nesil teknolojilerle kullanılır.
ERP'nin temel prensipleri
ERP sistemleri, genellikle ortak bir veritabanı üzerinde tek ve tanımlı veri yapısı (şema) kullanacak şekilde tasarlanır. Bu da kurum genelinde kullanılan bilgilerin normalleştirilmesine, genel tanımlara ve kullanıcı deneyimlerine dayalı hâle getirilmesine yardımcı olur. Bu temel yapılar daha sonra işletme departmanlarındaki (örneğin finans, insan kaynakları, mühendislik, pazarlama ve operasyon) iş akışlarının getirdiği iş süreçleriyle birbirine bağlanır, sistemler ve bunları kullanan insanlar arasında bağlantı sağlar. Kısaca söylemek gerekirse ERP, modern bir kurumda çalışan, süreç ve teknolojileri entegre etmeye yarar.
Sektör analistlerinin Oracle Cloud ERP'yi diğer finansal yönetim yazılımı sağlayıcılarıyla nasıl karşılaştırdığını görün.
Örneğin: Birden fazla tedarikçiden parça ve bileşen satın alarak otomobil üreten bir şirketi düşünün. Bu malların istenmesi ve satın alınması, ayrıca satın almadan ödemeye kadarki sürecin tamamındaki her bir bileşenin, entegre kurumsal iş akışlarına, iş süreçlerine, raporlara ve analitiklere bağlı düzgün biçimlendirilmiş ve temiz veriler kullanmasını sağlamak için bir ERP sistemi kullanabilir.
ERP bu otomotiv üretim şirketine uygun şekilde konuşlandırıldığında, örneğin “ön fren balataları“ bileşeni; parça adı, ebat, malzeme, kaynak, lot numarası, tedarikçi parça numarası, seri numarası, maliyet ve teknik bilgilerin yanı sıra diğer açıklayıcı ve veri odaklı unsurlarla düzgün biçimde tanımlanır.
Veriler her modern şirketin can damarı olduğundan ERP, rollerini ve sorumluluklarını en iyi şekilde yerine getirmeleri için bu bilgilere ihtiyaç duyan her bireyin ve sistemin bu bilgileri toplamasını, organize etmesini, analiz etmesini ve dağıtmasını kolaylaştırır.
ERP bu veri alanlarının ve niteliklerinin şirketin genel kayıtlarında doğru hesapla yer almasını, böylece tüm maliyetlerin uygun şekilde izlenmesini ve temsil edilmesini sağlar. Ön fren balatalarına bir yazılım sisteminde (veya belki bir dizi elektronik tabloda) "ön frenler", bir diğerinde "fren balataları" ve başka bir yerde "ön balatalar" denilirse, otomotiv üretim şirketinin ön fren balatalarına yılda ne kadar harcandığını, tedarikçileri değiştirmesi veya daha iyi fiyat için pazarlık yapması gerekip gerekmediğini anlaması zor olacaktır.
Geniş dağıtım için merkezi veri toplama, temel ERP prensiplerinden birini oluşturur. ERP sistemleri birbiriyle bağlantılı olmayan elektronik tablolardan oluşan dipsiz bir envanterle birden fazla ayrı veritabanı kullanmak yerine, CEO'dan borç hesapları görevlilerine kadar tüm kullanıcıların veri oluşturmasını, depolamasını ve ortak süreçlerle türetilen aynı verileri kullanabilmesini sağlamak üzere karmaşıklığa çeki düzen verir. Güvenli ve merkezi hâle getirilmiş bir veri havuzu sayesinde kurumdaki herkes verilerin doğru, güncel ve eksiksiz olduğundan emin olabilir. Hataya açık elektronik tabloları kullanmaktan ve üç aylık bilançolardan ödenmemiş alacaklar raporlarına kadar kurum genelinde gerçekleştirilen her görev için veri bütünlüğü sağlanır.
ERP'nin iş değeri
Günümüzün iş dünyasında ERP'nin etkisi göz ardı edilemez. Kurumsal veriler ve süreçler ERP sistemlerinde toplandıkça işletmeler, ayrı departmanları birbirleriyle uyumlu hâle getirip iş akışlarını iyileştirerek önemli tasarruflar elde edebilirler. Belirli iş avantajlarına bazı örnekler:
- Geliştirilmiş iş içgörüleri: Raporlarla oluşturulan gerçek zamanlı bilgilerden elde edilir
- Daha düşük operasyon maliyetleri: Düzenli iş süreçleri ve en iyi uygulamalarla sağlanır
- Artan iş birliği: Kullanıcıların sözleşmelerde, , isteklerde ve satın alma siparişlerinde veri paylaşması sayesinde sağlanır
- Verimlilik artışı: Birçok işletme biriminde ve iyi tanımlanmış işletme süreçlerinde ortak bir kullanıcı deneyimi sayesinde sağlanır
- Tutarlı altyapı: Arka ofisten ön ofise, tüm iş faaliyetleri aynı görünümü ve hissi verir
- Daha yüksek kullanıcı benimseme oranları: Ortak bir kullanıcı deneyimi ve tasarımla elde edilir
- Azalan risk: Geliştirilmiş veri bütünlüğü ve finansal kontroller sayesinde sağlanır
- Düzgün biçimlendirilmiş ve entegre sistemlerle daha düşük yönetim ve operasyon maliyetleri